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【LINE公式アカウント】自動応答メッセージの設定方法と活用事例|顧客満足度UPの秘訣

【LINE公式アカウント】自動応答メッセージの設定方法と活用事例|顧客満足度UPの秘訣

はじめに:LINE公式アカウントで顧客満足度UPを実現!

LINE公式アカウントは、ビジネスの成長に欠かせないツールとして注目されています。クーポンやショップカード、LINEチャットなど、様々な機能で顧客とのエンゲージメントを高めることができます。中でも、LINEチャットは、1対1のコミュニケーションを可能にする便利な機能です。しかし、営業時間外や多忙な時間帯には、迅速な対応が難しく、顧客を待たせてしまう可能性も懸念されます。

そこで活躍するのが「自動応答メッセージ」機能です。顧客からのメッセージに対し、自動で返信を行うことで、対応の遅延を防ぎ、顧客満足度を向上させることが期待できます。本記事では、自動応答メッセージの基本機能から、具体的な設定方法、そして様々な業種・目的別の活用事例まで、余すことなく解説いたします。

課題

解決策

営業時間外の問い合わせ対応が難しい

24時間対応可能な自動応答メッセージを設定

よくある質問への対応に時間を取られる

FAQ形式の自動応答で効率化

キャンペーン告知が手間

メッセージで自動的に告知

自動応答メッセージを効果的に活用することで、顧客満足度向上だけでなく、業務効率化にも貢献できます。ぜひ、本記事を参考に、LINE公式アカウントを最大限に活用しましょう。

自動応答メッセージとは?

LINE公式アカウントの「自動応答メッセージ」機能は、ユーザーからメッセージを受信した際に、あらかじめ設定しておいたメッセージを自動で返信する機能です。営業時間外や手が離せない時でも、ユーザーを待たせることなく対応できるため、顧客満足度向上に役立ちます。

(1)基本機能とメリット

自動応答メッセージは、特定のキーワードに反応して返信するよう設定できます。例えば、「営業時間」というキーワードに営業時間の情報を返信するよう設定しておけば、ユーザーが「営業時間は何時ですか?」と質問した際に自動で返信できます。

メリット

説明

24時間365日対応

営業時間外や休業日でも自動で返信できるため、ユーザーを待たせることがありません。

問い合わせ対応の効率化

よくある質問への回答を自動化することで、人的リソースを他の業務に割くことができます。

ユーザー満足度の向上

迅速な対応により、ユーザーのストレスを軽減し、満足度を高めることができます。

(2)友だち追加時のあいさつメッセージとの違い

自動応答メッセージは、ユーザーがメッセージを送信した際に返信されるのに対し、あいさつメッセージは友だち追加された際に一度だけ自動送信されるメッセージです。

機能

説明

送信タイミング

自動応答メッセージ

ユーザーからのメッセージに自動返信

ユーザーがメッセージを送信した時

あいさつメッセージ

友だち追加時に送信されるメッセージ

ユーザーが友だち追加をした時

このように、両者は送信されるタイミングと目的が異なります。それぞれの機能の特徴を理解し、使い分けることで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。

(1)基本機能とメリット

LINE公式アカウントの「自動応答メッセージ」は、ユーザーからメッセージを受信した際に、あらかじめ設定した内容を自動で返信する機能です。
ユーザーからの問い合わせに24時間対応できるため、顧客満足度の向上に役立ちます。

メリット

説明

24時間対応

営業時間外や休日でも対応可能なので、機会損失を防ぎます。

問い合わせ対応の効率化

よくある質問への自動返信で、人的コストを削減できます。

ユーザー利便性の向上

迅速な対応で、ユーザーの満足度を高めます。

キャンペーンへの活用

特定キーワードへの自動返信でキャンペーン参加を促し、顧客エンゲージメントを高めます。

例えば、ユーザーから「営業時間は何時ですか?」というメッセージが届いた場合、自動応答メッセージで営業時間をすぐに返信できます。
また、ユーザーが送信したキーワードに応じて、キャンペーン情報やクーポンなどを自動で配信することも可能です。
これにより、ユーザーを待たせることなく、必要な情報を提供できます。
さらに、FAQへの誘導や、担当者への転送なども自動化できるため、問い合わせ対応業務を効率化し、顧客満足度向上に繋げられます。

(2)友だち追加時のあいさつメッセージとの違い

友だち追加時のあいさつメッセージと自動応答メッセージは、どちらも自動で送信されるメッセージですが、送信されるタイミングと目的に違いがあります。

項目

あいさつメッセージ

自動応答メッセージ

送信タイミング

友だち追加直後

ユーザーがメッセージを送信した時

目的

友だち追加してくれたユーザーへの最初の挨拶、アカウントの紹介

ユーザーからの問い合わせ対応、情報提供

設定

メッセージの内容を設定

キーワードとそれに対応するメッセージを設定

あいさつメッセージは、いわばお店の最初の印象を決める大切なものです。ユーザーがアカウントを友だち追加した直後に送信され、初回限定のクーポン配布や自己紹介、アカウントの利用方法などを伝えるために利用されます。

一方、自動応答メッセージは、ユーザーがLINE公式アカウントにメッセージを送信した際に、あらかじめ設定されたキーワードに合致した場合に自動で返信されます。営業時間や場所、FAQなど、よくある質問への回答を設定しておくことで、ユーザーを待たせることなく対応できます。

つまり、あいさつメッセージは、新規の友だちへの最初の挨拶として、アカウントへの期待感を高める役割を担い、自動応答メッセージは、ユーザーからの問い合わせに迅速に対応し、満足度を高める役割を担います。

自動応答メッセージの設定方法

LINE公式アカウントで自動応答メッセージを設定するには、LINE公式アカウントマネージャーへのログインが必要です。
ログイン後、スムーズな設定を行うために、以下の手順を参考にしてください。

手順

詳細

1. LINE公式アカウントマネージャーにログイン

LINE公式アカウントマネージャー(https://manager.line.biz/)にアクセスし、アカウント情報を入力してログインします。

2. 応答モードの設定と切り替え

ホーム画面のサイドメニューから「応答モード」を選択し、「応答メッセージ」を選択します。必要に応じて、応答モードをオンに切り替えます。

3. メッセージの作成とプレビュー

新規作成ボタンをクリックし、キーワードと返信メッセージを入力します。絵文字や画像、動画、スタンプなども追加できます。入力後、プレビューで表示を確認しましょう。

4. 応答時間の設定

応答メッセージを送信する時間帯を設定できます。24時間いつでも返信する設定や、特定の時間帯のみ返信する設定が可能です。営業時間外は自動応答を設定し、営業時間内はオフにするといった使い分けも有効です。

5. 複数メッセージの設定と管理

複数のキーワードと返信メッセージを登録できます。例えば、「営業時間」や「アクセス」など、よくある質問に対する回答をあらかじめ設定しておくと便利です。作成したメッセージは一覧で管理できます。

これらの手順に従って設定を行うことで、顧客からの問い合わせに自動で対応できるようになり、顧客満足度向上に繋がります。

(1)LINE公式アカウントマネージャーへのログイン

LINE公式アカウントの自動応答メッセージを設定するには、まずLINE公式アカウントマネージャーにログインする必要があります。
LINE公式アカウントマネージャーとは、LINE公式アカウントの管理画面のことです。
メッセージの作成・配信設定、友だちの管理、分析など、LINE公式アカウントの運用に必要な機能がすべて揃っています。

ログイン方法は以下の通りです。

ログイン方法

手順

パソコン

LINE公式アカウントマネージャーのウェブサイトにアクセスし、LINEアカウントでログインします。

スマートフォン

LINE公式アカウントアプリを起動し、LINEアカウントでログインします。

LINE公式アカウントマネージャーにログインすると、ダッシュボードが表示されます。
ダッシュボードには、友だち数やメッセージの配信状況などの概要が表示されます。

自動応答メッセージの設定は、ダッシュボードの左側のメニューから「応答モード」を選択します。

(2)応答モードの設定と切り替え

LINE公式アカウントでは、状況に応じて自動応答機能のオン・オフを切り替えたり、特定の状況に合わせたモードを選択できます。
まず、LINE公式アカウントマネージャーにログイン後、左側のメニューから「応答メッセージ」を選択します。

応答モード

説明

自動応答オン

常に自動応答メッセージを送信します。営業時間外や手が離せない時など、いつでも対応できる状態にしたい場合に適しています。

自動応答オフ

自動応答メッセージを送信しません。すべてのメッセージに手動で返信する場合に選択します。

応答モードは、必要に応じていつでも変更できます。例えば、営業時間中は「自動応答オフ」にして手動で対応し、営業時間外は「自動応答オン」に切り替えて自動メッセージを送信するといった使い分けが可能です。

(3)メッセージの作成とプレビュー

応答メッセージの内容を作成する際には、ユーザーがどんな情報を求めているかを想定することが重要です。例えば、営業時間や場所、メニュー、価格など、よくある質問への回答をあらかじめ用意しておきましょう。

メッセージの作成画面では、テキストだけでなく、画像やスタンプ、動画、クーポンなども追加できます。これらのリッチコンテンツを活用することで、より魅力的で分かりやすいメッセージを作成できます。例えば、新商品の画像やキャンペーン動画などを掲載すれば、ユーザーの興味を引きつけ、購買意欲を高める効果が期待できます。

また、LINE公式アカウントでは、ユーザーが送信した特定のキーワードに反応して自動的に返信する「キーワード応答メッセージ」機能も利用できます。この機能を活用すれば、ユーザーからの問い合わせに迅速かつ効率的に対応できます。

設定項目

説明

キーワード

ユーザーが送信する特定の単語やフレーズを設定します。

応答メッセージ

キーワードに合致するメッセージを送信した場合に自動返信されるメッセージを設定します。

メッセージを作成したら、プレビュー機能で表示を確認しましょう。スマートフォンでどのように表示されるかを確認することで、誤字脱字やレイアウトの崩れなどを防ぎ、ユーザーにとって見やすいメッセージを作成できます。

(4)応答時間の設定

LINE公式アカウントの自動応答メッセージでは、応答時間を設定することで、より柔軟な顧客対応を実現できます。営業時間外や休業日など、リアルタイムでの対応が難しい時間帯を指定し、自動応答に切り替えることで、顧客を待たせることなく必要な情報を提供できます。

応答時間の設定は、LINE公式アカウントマネージャーで行います。「応答モード」の設定画面で、「営業時間外に自動応答メッセージを送信する」を選択し、曜日や時間帯を指定します。

例えば、平日の18時〜翌朝9時、土日祝日は終日、自動応答メッセージを送信するように設定できます。

設定項目

説明

営業時間外に自動応答メッセージを送信する

チェックを入れると、設定した時間帯に自動応答メッセージが送信されます。

曜日

自動応答メッセージを送信する曜日を選択します。

開始時間

自動応答メッセージの送信を開始する時刻を設定します。

終了時間

自動応答メッセージの送信を終了する時刻を設定します。

設定した応答時間外は、通常通り担当者がメッセージに対応できます。

自動応答メッセージは、顧客の問い合わせに迅速に対応できるだけでなく、営業時間外でも対応しているという安心感を与えることで、顧客満足度の向上に繋がります。

(5)複数メッセージの設定と管理

LINE公式アカウントの応答メッセージは、複数のキーワードに対してそれぞれ異なるメッセージを設定できます。例えば、「営業時間」というキーワードには営業時間の案内を、「アクセス」には地図を返信するといった設定が可能です。

参考資料のビューティー サロン Be+の事例では、「駐車場」というキーワードに駐車場の画像を添付した案内メッセージを設定することで、問い合わせ対応の効率化を実現しています。

また、白瀧酒造株式会社の事例では、「レシピ」というキーワードを送信すると日本酒に合うおつまみレシピが送信される設定を行い、ユーザーエンゲージメントを高めています。このように、複数のメッセージをあらかじめ用意しておくことで、多様なユーザーニーズに対応できます。

応答メッセージはキーワードごとに管理できるので、状況に応じてメッセージの内容を修正したり、不要なメッセージを削除したりすることが容易です。例えば、キャンペーン期間が終了したら、キャンペーンに関する応答メッセージを削除または停止することで、ユーザーに誤解を与えないようにできます。

項目

説明

キーワード

ユーザーが送信するキーワード

返信メッセージ

キーワードに対応する自動返信メッセージ

画像

メッセージに添付する画像

状態

メッセージの有効/無効

このように、複数のキーワードと返信メッセージを適切に管理することで、LINE公式アカウントをより効果的に活用できます。

【参考資料URL】
https://www.lycbiz.com/jp/column/line-official-account/technique/20191128/

活用事例で学ぶ!効果的な自動応答メッセージ

ここでは、実際に自動応答メッセージがどのように活用されているのか、具体的な事例を通して見ていきましょう。様々な業種、そして様々な目的で自動応答は効果を発揮します。

(1)業種別事例

業種

活用例

飲食店

予約受付、営業時間の案内、テイクアウトメニューの提供

美容院

予約受付、営業時間の案内、キャンペーン情報の発信

ECサイト

配送状況の確認、FAQへの誘導、割引クーポンの配布

(2)目的別事例

  • 問い合わせ対応:よくある質問への自動回答で、対応時間を短縮。

  • 予約受付:24時間対応可能な予約システムで顧客満足度向上。

  • キャンペーン告知:タイムリーな情報発信で、顧客エンゲージメントを高める。

(3)FAQ作成と連携でさらに便利に

よくある質問をFAQとしてまとめ、自動応答メッセージから誘導することで、顧客自身が必要な情報をスムーズに得られるようにします。例えば、「営業時間は何時ですか?」という質問に対して、「営業時間はこちらのFAQページをご覧ください」とリンクを送ることで、より詳細な情報を提供できます。

このように自動応答メッセージは、業種や目的に合わせて柔軟に活用できます。

(1)業種別事例:飲食店、美容院、ECサイトなど

業種別に自動応答メッセージの活用事例を見ていきましょう。

業種

活用例

メリット

飲食店

・営業時間や店休日、駐車場の有無などのFAQ自動応答
・テイクアウトやデリバリー注文受付

問い合わせ対応の効率化、顧客利便性の向上、機会損失の防止

美容院

・予約受付や変更、キャンセル対応
・メニューや料金に関する問い合わせ対応

電話対応の負担軽減、24時間対応による顧客満足度向上

ECサイト

・注文状況や配送に関する問い合わせ
・キャンペーン情報や新商品案内の配信

顧客サポートの自動化、販売促進効果の向上

飲食店では、営業時間や駐車場の有無といったよくある質問への自動応答を設定することで、電話対応の手間を削減し、スタッフが本来の業務に集中できるようになります。また、テイクアウトやデリバリー注文を自動で受け付けることで、機会損失を防ぐ効果も期待できます。

美容院では、予約受付や変更、キャンセル対応を自動化することで、24時間対応が可能になり顧客満足度が向上します。施術中の電話対応が難しくても、自動応答でスムーズな顧客対応を実現できます。

ECサイトでは、注文状況や配送に関する問い合わせに自動応答することで、顧客サポートを効率化できます。さらに、キャンペーン情報や新商品案内を配信することで、販売促進につなげることも可能です。

(2)目的別事例:問い合わせ対応、予約受付、キャンペーン告知など

LINE公式アカウントの自動応答メッセージは、様々な目的で活用できます。いくつか具体的な例を挙げ、その効果を見ていきましょう。

目的

メッセージ例

効果

問い合わせ対応

「営業時間に関するお問い合わせありがとうございます。営業時間は平日10時〜19時、土日祝日は11時〜18時です。その他お問い合わせは[メールアドレス]までお願いいたします。」

営業時間外でも自動で対応可能になり、顧客を待たせることなく回答できます。

予約受付

「ご予約ありがとうございます。ご希望の日時、人数、お名前、ご連絡先をお送りください。担当者が確認後、改めてご連絡いたします。」

24時間予約受付が可能になり、顧客の利便性が向上します。また、人的ミスも減らせます。

キャンペーン告知

「友だち追加ありがとうございます!只今、新規友だち追加キャンペーンを実施中です。[キーワード]と入力していただくと、クーポンをプレゼントいたします!」

キャンペーンへの参加を促し、顧客エンゲージメントを高めることができます。

FAQ

「よくある質問はこちらです。[URL]」

顧客自身で疑問を解決できるため、問い合わせ対応の負担を軽減できます。

このように、自動応答メッセージをそれぞれの目的に合わせて設定することで、業務効率化や顧客満足度向上に繋げることができます。

(3)FAQ作成と連携でさらに便利に

LINE公式アカウントの自動応答メッセージは、FAQ(よくある質問)の作成と連携させることで、ユーザーにとってよりスムーズな情報入手を実現できます。
FAQページへの誘導を自動応答メッセージに組み込むことで、ユーザーは自身の疑問に対する回答を迅速に見つけることができます。

例えば、以下のようにFAQと連携させることで、ユーザーの自己解決を促進し、問い合わせ対応の負担を軽減できます。

よくある質問

自動応答メッセージの例

営業時間は何時ですか?

営業時間に関するお問い合わせありがとうございます。営業時間は[営業時間]です。詳細はFAQページをご確認ください。[FAQページへのリンク]

配送料はいくらですか?

配送料についてのお問い合わせありがとうございます。配送料は[配送料]です。地域によって異なる場合がありますので、詳細はFAQページをご確認ください。[FAQページへのリンク]

返品は可能ですか?

返品についてのお問い合わせありがとうございます。返品に関する詳細はFAQページをご確認ください。[FAQページへのリンク]

このように、FAQページへの誘導を自動応答メッセージに含めることで、ユーザーは24時間いつでも必要な情報にアクセスできます。
FAQページは、問い合わせの多い内容を網羅的に掲載し、常に最新の情報に更新することで、顧客満足度の向上に繋がります。
さらに、FAQページへのアクセス状況を分析することで、ユーザーが何を求めているのかを把握し、サービス改善に役立てることも可能です。

応用テクニック:顧客体験を向上させる応答メッセージ

顧客体験を向上させる応答メッセージを作成するための応用テクニックを紹介します。

例えば、顧客属性や過去の購入履歴に基づいたパーソナライズメッセージを送信することで、特別な顧客体験を提供できます。

テクニック

説明

パーソナライズ化

顧客名や属性に合わせてメッセージ内容を調整する

「〇〇様、いつもご利用ありがとうございます!本日は特別に…」

リッチメニューとの連携

リッチメニューから遷移した後の応答メッセージを設定する

「お問い合わせありがとうございます。以下よりご質問内容をお選びください」

API連携

外部システムと連携し、高度な自動応答を実現する

在庫状況をリアルタイムで反映した応答メッセージ

これらのテクニックを活用することで顧客満足度を高め、ビジネスの成長を促進できます。

(1)パーソナライズで特別な顧客体験を

顧客一人ひとりに合わせたパーソナライズされたメッセージを送信することで、特別な顧客体験を提供し、顧客満足度を向上させることができます。顧客属性や過去の購買履歴などに基づいてメッセージ内容を調整することで、より親密なコミュニケーションを図り、顧客ロイヤリティを高めることが期待できます。

例えば、誕生日を迎える顧客には、誕生日を祝うメッセージと共に特別なクーポンをプレゼントするといった施策が考えられます。また、特定の商品を頻繁に購入する顧客には、新商品の案内や関連商品の提案を行うことで、顧客のニーズに合わせた情報を提供できます。

属性

メッセージ例

誕生日

お誕生日おめでとうございます!ささやかですが、誕生日クーポンをプレゼントいたします。

購入履歴(コーヒー豆)

新しく入荷したコーヒー豆はいかがですか?○○様の好みに合いそうな、深みのある味わいが特徴です。

会員ランク(ゴールド会員)

ゴールド会員様限定のセール情報をお届けします。いつもご利用ありがとうございます!

ただし、パーソナライズメッセージを送信する際には、顧客のプライバシーに配慮することが重要です。過度なパーソナライズは顧客に不快感を与えてしまう可能性もあるため、適切な範囲で実施するようにしましょう。

(2)リッチメニューと組み合わせた活用方法

リッチメニューは、LINEトーク画面の下部に常時表示されるメニューです。視覚的に訴求力が高いため、ユーザーにとって使いやすいインターフェースを提供できます。このリッチメニューと自動応答メッセージを組み合わせることで、より効果的な顧客対応を実現できます。

例えば、リッチメニューに「よくある質問」ボタンを設置し、タップするとFAQページに遷移する設定にしてみましょう。同時に、自動応答メッセージでもFAQページへの誘導を設定しておけば、ユーザーがメッセージで質問を送信した場合にも、自動でFAQページへ案内できます。

活用例

説明

メリット

営業時間に関する問い合わせ

リッチメニューに「営業時間」ボタンを設置し、タップで営業時間情報を表示。自動応答メッセージでも営業時間の案内を設定

ユーザーが営業時間に関する質問を送信した場合、即座に自動応答で案内できるため、対応時間の短縮につながる

予約方法の案内

リッチメニューに「予約」ボタンを設置し、タップで予約ページに遷移。自動応答メッセージでも予約方法を案内し、予約ページへの誘導を設定

ユーザーが予約に関する質問を送信した場合、スムーズに予約ページへ誘導できる

キャンペーン情報

リッチメニューにキャンペーン情報を表示。自動応答メッセージでもキャンペーン情報を案内

最新情報をユーザーに効果的に伝えられる。

このように、リッチメニューと自動応答メッセージを連携させることで、ユーザーの行動を予測し、適切な情報を提供する導線を作ることができます。ユーザーの利便性を高め、顧客満足度向上に繋げましょう。

(3)API連携で高度な自動応答を実現

LINE公式アカウントのAPI連携を使えば、より高度な自動応答を実現できます。単純なキーワード対応だけでは難しい複雑な条件分岐や外部システムとの連携も可能になり、ユーザー一人ひとりに最適化された対応を自動化できます。

項目

説明

複雑な条件分岐

複数の条件を組み合わせて、より精度の高い自動応答を設定できます。 例えば、ユーザーの属性や過去の購買履歴に基づいて異なるメッセージを送信することが可能です。

外部システム連携

CRMや在庫管理システム、予約システムなど、外部システムと連携することで、リアルタイムな情報を元にした自動応答が実現できます。 例えば、商品の在庫状況を自動で回答したり、予約の空き状況を確認して自動で返信したりすることが可能です。

カスタマイズ性の向上

APIを使えば、LINE公式アカウントの標準機能では実現できないカスタマイズが可能です。 例えば、ユーザーの入力内容を解析して、より自然な会話形式で自動応答したり、チャットボットを開発して高度な対話機能を実現したりできます。

API連携によって、ユーザー満足度を向上させ、業務効率化を図り、ビジネスの成長を促進できます。

(4)秘密の合言葉でクーポンを出す

例えば店舗にて合言葉を掲載しています。店員から合言葉を聞いてください。などのメッセージを配信し、合言葉をLINE上で入力する事でクーポンを表示させる事が可能です。

LINE公式アカウントの管理画面での設定で、自動応答メッセージにクーポンを設定する事が可能なため、上記の対応が可能となります。

そのため店舗への来店を促す施策を打つことが可能となります。

まとめ:自動応答を効果的に活用してビジネスを成長させよう

LINE公式アカウントの自動応答メッセージは、顧客満足度向上とビジネス成長に欠かせないツールです。効果的に活用することで、業務効率化だけでなく、顧客とのエンゲージメントを高めることも期待できます。

自動応答メッセージは、単なる問い合わせ対応の自動化にとどまらず、様々なビジネスシーンで活用できます。例えば、以下のような活用方法が考えられます。

活用シーン

効果

営業時間外の問い合わせ対応

顧客を待たせることなく、迅速な対応が可能

よくある質問への回答

問い合わせ対応にかかる時間と労力を削減

キャンペーン情報の発信

顧客へのリーチ拡大

予約受付

24時間365日予約受付が可能に

クーポンの配布

来店促進

これらの機能を効果的に活用するためには、ユーザーがどんな情報を求めているのかを分析し、それに合わせたメッセージを作成することが重要です。

また、自動応答だけでは対応できない複雑な問い合わせにも対応できるよう、有人対応へのスムーズな切り替えも検討しましょう。

顧客とのコミュニケーションを円滑にし、ビジネスの成長を促進するためにも、自動応答メッセージを積極的に活用していくことをおすすめします。

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